Digitalisierungsstrategie für die Diakonie Münster
Im Zuge der Digitalisierung entstehen vielzählige Potenziale durch die Einführung und Nutzung digitaler Systeme. Die Diakonie Münster stand jedoch vor der Entscheidung, welche Digitalisierungsprojekte überhaupt durchgeführt werden sollen und mit welcher Priorität.
In einem Zeitraum von drei Monaten und in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelte move e. V. eine Digitalisierungsstrategie. Diese sollte Ziele zur IT-Landschaft und IT-Nutzung formulieren sowie konkrete Maßnahmen zur Umsetzung dieser Ziele mithilfe einer Digitalisierungsroadmap aufstellen. Die entwickelte Digitalisierungsstrategie stellte dabei sicher, dass Investitionen in die Digitalisierung einem übergeordneten Ziel dienen und IT-Lösungen möglichst über alle Geschäftsbereiche hinweg genutzt werden können. Zur Umsetzung der Strategie wurden darüber hinaus Prozesse sowie Rollen erarbeitet und vorgeschlagen. Im Kern beschäftigte sich das Projekt mit den Fragen: „Welche technischen Anforderungen und Erwartungen haben die Klienten der Diakonie Münster in fünf bis zehn Jahren?“; Welche Voraussetzungen müssen wir heute schaffen, um den künftigen Anforderungen gerecht zu werden?“.
Vorgehen
Erfolgsentscheidend für die Digitalisierungsstrategie war das genaue Verständnis der alltäglichen Abläufe der Mitarbeiter und der individuellen Bedingungen der Diakonie Münster als soziales Unternehmen. Aus diesem Grund wurden über 20 Interviews mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aller Ebenen und Fachbereiche geführt, wobei die Verbesserung von alltäglichen Arbeitsabläufen durch IT, aber auch die Nutzung von IT für Produkt- und Leistungsinnovation im Fokus standen. Die Konsolidierung der Erkenntnisse der Gespräche geschah in Form von SWOT-Analysen, was die Sammlung konkreter Digitalisierungsideen ermöglichte.
Im Anschluss wurden Kriterien für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte aus den Erfahrungen vergangener IT-Projekte abgeleitet und in einem objektiven Ordnungsrahmen zur Priorisierung zukünftiger Projekte vereinheitlicht. Dies stellt sicher, dass Digitalisierungsprojekte die an sie gestellten Erwartungen erfüllen und den übergeordneten Unternehmenszielen dienen. Der Ordnungsrahmen wurde auf die in den Interviews gesammelten Projektideen angewendet. Im Anschluss wurde auf Basis dieser Informationen eine Digitalisierungsroadmap erarbeitet.
Durch die agile Arbeitsweise des Projektteams wurde der Auftraggeber eng in die Projektarbeit einbezogen. Dies stellte sicher, dass die Digitalisierungsstrategie realistisch, durchführbar und die gesteckten Ziele erreichbar sein würden.
Das Ergebnis
Das Projekt hat ein Bewusstsein für die Digitalisierung in der Belegschaft der Diakonie Münster geschaffen. Das Signal ist: „Es stehen Investitionen im Bereich der Digitalisierung an und für die anstehenden Veränderungen ist uns eure Meinung als Mitarbeiter dieses Unternehmens wichtig.“. Aktuell bestehende Herausforderungen gegenüber IT wurden aufgenommen und basierend auf der Ist-Situation erarbeitete das Projektteam eine konkrete Vorgehensweise (Roadmap) zur Digitalisierung. Der richtige Einsatz von Software und Technik entlastet die Mitarbeiter unter anderem bei der Leistungsdokumentation und -abrechnung, sodass mehr Zeit für direkte Arbeit am Kunden bleibt.
